Учёт заказов поставщикам, контейнеров и себестоимости для импортёра из Китая

Как было до системы

Каждая поставка жила в отдельном файле Excel: заказ фабрике, платежи, контейнер, расходы и расчёт себестоимости на соседних листах. Фрахт оплачивали в долларах, товар в юанях, пошлину считали по курсу на дату ДТ, а распределение расходов по позициям каждый менеджер делал по-своему. В 1С:УТ 11 поступление заводили уже после выпуска, доп. расходы разносили вручную.

В одном контейнере часто ехали два-три заказа разных фабрик. Где какой заказ, знал агент в Китае, статусы он присылал в WeChat и Telegram. Когда платёж через платёжного агента зависал на две недели, фабрика не отгружала, а дата прихода на склад, обещанная отделу продаж, оставалась прежней.

Словарь заказчика

С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.

PO

заказ поставщику: позиции с артикулами фабрики, ценами в юанях, кодами ТН ВЭД и сроком готовности

ETA и ETD

ожидаемая дата прибытия и дата отхода судна или поезда; ETA линия сдвигает несколько раз за рейс

СВХ

склад временного хранения, где контейнер стоит до выпуска таможней; каждый день там платный

КТС

корректировка таможенной стоимости после выпуска; доначисление приходит через месяцы и меняет себестоимость задним числом

Статусы

1. PO размещён
2. Предоплата
3. Производство
4. QC
5. Оплата 70%
6. Отгружен
7. В пути
8. СВХ и ДТ
9. Выпуск
10. Доставка по РФ
11. Оприходован

Отдельные ветки:

• Ждём 70% оплаты
• Ждём платформу
• Досмотр
• КТС

Что сделали

Экраны системы

Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.

Интеграции

Как шла работа

1. 1–3 нед.
   Обследование

   Разобрали 12 закрытых поставок за полгода по файлам Excel. Нашли три разных способа распределять фрахт и два кода ТН ВЭД у одной и той же УШМ у разных брокеров.

2. 4–6 нед.
   Прототип

   Экраны PO, контейнеров и расчёта себестоимости. Финансы попросили показывать закупку по курсу оплаты, а пошлину по курсу ДТ: в прототипе был один курс.

3. 7–14 нед.
   Разработка

   PO, партии, трекинг, расходы и себестоимость, обмен с УТ. Перенесли 46 активных поставок из файлов вручную вместе с менеджерами.

4. 15–17 нед.
   Запуск

   Новые PO только в системе, старые доводили в Excel до выпуска. Первую себестоимость из системы сверили с расчётом финансиста, разница была 0,4% из-за округлений курса.

5. после запуска
   КТС и бот агента

   Пересчёт себестоимости при доначислениях и Telegram-бот для агента в Китае. Агент перешёл на бота через месяц, до этого статусы переносили из WeChat руками.

Что пошло не так

Хотели забирать статус ДТ напрямую, но без своего декларанта доступа к данным ФТС у заказчика нет, а брокер API не даёт. Сошлись на том, что брокер присылает XML из «Альта-ГТД» на отдельный ящик, а мы его разбираем. Если брокер забыл отправить файл, номер ДТ и платежи логист вносит вручную. У Sinokor тоже нет API, разбор страницы трекинга иногда не находит контейнер, и тогда ETA обновляют руками.

Результат

Отдел продаж смотрит прогноз ETA по контейнеру и не обещает клиентам старую дату. Себестоимость считается по одним правилам для всех партий, и при КТС её можно пересчитать без поиска исходного файла. Дальше по плану база проверенных кодов ТН ВЭД, чтобы у одного товара не было двух кодов у разных брокеров.