Как было до системы
Заявки приходили с сайта на Тильде и по телефону, менеджеры вели их в amoCRM. Договоры собирали в Word по шаблону, оплаты сверяли по выписке банка и отмечали в Excel, где у каждой группы был свой лист. Учебная часть работала в Moodle 4.1 и в своей таблице, бухгалтерия в 1С:Бухгалтерии 3.0. О том, кто из слушателей в рассрочке просрочил платёж, учебная часть узнавала от бухгалтера через пару недель, и доступ в Moodle закрывали руками.
Самым больным местом была выгрузка в ФИС ФРДО. Шаблон Excel заполняли вручную раз в месяц, и примерно каждый десятый файл возвращался с ошибкой: нет СНИЛС, нет серии диплома ВО, фамилия в дипломе не совпадает с паспортом. Иногда выяснялось, что менеджер продал профпереподготовку человеку без диплома СПО или ВО, и диплом о ПП выдать нельзя, хотя курс оплачен и пройден.
Словарь заказчика
С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.
- ДПО
- дополнительное профобразование: повышение квалификации от 16 часов и профпереподготовка от 250 часов. Слушатель должен иметь диплом СПО или ВО
- ФИС ФРДО
- федеральный реестр документов об образовании. Центр загружает туда сведения о каждом выданном удостоверении и дипломе по шаблону Excel
- Трёхсторонний договор
- договор между центром, слушателем и работодателем, который оплачивает обучение полностью или частично
- Минимум группы
- число слушателей, без которого группа не стартует. Остальных переносят в следующий поток с перезаключением договора
Статусы
- Заявка
- Договор
- Оплата
- Зачислен
- Обучается
- Аттестован
- Документ выдан
- Внесён в ФРДО
Отдельные ветки:
- Ждёт диплом
- Доступ закрыт
- Перенос
- Отчислен
- Возврат
Что сделали
Менеджеру набора
- Новый договор: способ оплаты, группа с заполненностью, проверка диплома СПО/ВО и СНИЛС до отправки на подпись
- Подписание простой ЭП по SMS через Контур.Сайн
- Импорт списка сотрудников от организации для корпоративного договора
- Перенос слушателя в другую группу с новым договором и пересчётом оплаты
Учебной части
- Реестр слушателей с фильтрами «нет СНИЛС», «нет диплома», «просрочка»
- Группы от набора до документов: заполненность, минимум, аттестация
- Протоколы проверки знаний по охране труда и выгрузка в реестр Минтруда
- Выгрузка в ФИС ФРДО с проверкой СНИЛС, серии диплома, фамилии и даты рождения
Бухгалтерии
- График платежей по рассрочке, напоминания в Telegram и SMS
- Закрытие доступа в Moodle после 7 дней просрочки и открытие после оплаты
- Частичные акты и возвраты по корпоративным договорам, если часть сотрудников не пришла
- Справка для налогового вычета из данных договора и оплат
Экраны системы
Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.
Интеграции
| Moodle 4.1 | Web Services REST: создание пользователя и запись на курс при зачислении, блокировка и разблокировка доступа, прогресс по модулям раз в час |
|---|---|
| ЮKassa и Т-Банк «Кредит онлайн» | вебхуки об оплате и одобрении кредита, платёж сразу отмечается в графике рассрочки |
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | счета и акты для организаций, поступления по выписке обратно в CRM, обмен раз в час через HTTP-сервис |
| Контур.Сайн | отправка договора на подпись по SMS и возврат подписанного PDF в карточку |
| ФИС ФРДО | API для частных центров нет: формируем шаблон Excel, загружает руководитель учебной части в личном кабинете |
Как шла работа
- 1–2 нед.Обследование
Разобрали путь слушателя на трёх программах: охрана труда, сметное дело и стропальщик. Собрали причины, по которым файлы ФРДО возвращались за последний год.
- 3–5 нед.Прототип
Экраны реестра, карточки слушателя и договора. Учебная часть попросила видеть оплату и доступ в Moodle прямо в карточке.
- 6–13 нед.Разработка
Слушатели, группы, договоры с рассрочкой, оплаты, Moodle и 1С. Перенесли 2 318 слушателей за два года, 7% строк разбирали руками из-за дублей.
- 14–17 нед.ФРДО и корпоративные договоры
Проверки перед выгрузкой, шаблон ФРДО, реестр Минтруда, импорт списков от организаций и частичные акты.
Что пошло не так
Автоматическую блокировку доступа в Moodle сначала включили сразу на следующий день после даты платежа. За первую неделю закрыли доступ 14 слушателям, у которых оплата шла через банк и ещё не дошла, и учебная часть провела день на телефоне. Сдвинули блокировку на 7 дней и добавили предупреждение за 3 дня. Выгрузка в ФРДО так и осталась полуручной: файл мы готовим и проверяем, но загружать его в кабинет ФИС ФРДО приходится человеку.
Результат
Менеджер видит требования программы ещё до подписания договора, а учебная часть получает в группу людей, которым точно можно выдать документ. Просрочки по рассрочке ловятся за дни, а не за недели. Дальше заказчик хочет кабинет корпоративного клиента: список сотрудников, посещаемость и закрывающие документы.
Похожая задача?
Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.
Написать в Telegram