Как было до системы

Магазин работал на «Альфа-Авто» 5 и сайте на ABCP. Менеджеры искали деталь в трёх окнах: ABCP для проценки, Laximo для подбора по VIN и сайты поставщиков, где «быстрее». Прайсы 34 поставщиков приходили на почту и FTP в разных форматах, бренды писались по-разному: LEMFORDER и LEMFOERDER, MANN и MANN-FILTER. Поиск по номеру выдавал то мусор, то ничего.

Наценку считали в уме: на дешёвые фильтры «процентов 80», на дорогие детали меньше, для СТО «как договорились». Заказ на 7 позиций от 4 поставщиков в учёте был одной строкой со статусом «в работе». Клиент звонил узнать, где его колодки, менеджер шёл смотреть в кабинеты поставщиков. Отказы поставщиков обнаруживались в день, когда клиент приезжал за деталью.

Словарь заказчика

С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.

Кросс
связь между номерами разных брендов: синоним, двусторонний аналог, односторонняя замена или запрещённая пара
Процент выдачи
доля позиций, которые поставщик реально отгрузил из заказанных; считаем по нашим заказам за 90 дней
Проценка
онлайн-запрос цены и наличия у поставщика по API в момент поиска
Бренд-синоним
разное написание одного бренда в прайсах; без словаря синонимов один и тот же фильтр не находится

Статусы

  1. Новая
  2. Заказано у поставщика
  3. Подтверждено
  4. В пути
  5. Пришло на склад
  6. Готово к выдаче
  7. Выдано

Отдельные ветки:

  • Отказ поставщика
  • Замена согласована
  • Возврат
  • Возврат поставщику

Что сделали

Менеджеру

  • Поиск по номеру и бренду: искомый, синонимы, оригинал и аналоги с уровнем доверия кросса
  • Предложения поставщиков со сроком, процентом выдачи, закупкой и ценами для розницы и СТО
  • Заказ клиента, где у каждой позиции свой поставщик, срок и статус
  • При отказе поставщика система предлагает замену из кроссов с высоким доверием

Старшему менеджеру

  • Ручные кроссы и запрещённые пары с журналом изменений
  • Словарь бренд-синонимов и очередь нераспознанных брендов из прайсов
  • Сетка наценки по диапазонам закупки, исключения по группам, поставщикам и клиентам
  • Прайсы поставщиков: свежесть, ошибки формата, процент выдачи и отказы

Складу и выдаче

  • Приход по накладной поставщика с раскладкой по позициям заказов
  • Список готового к выдаче по точкам, товарный чек и УПД для юрлиц
  • Возвраты клиентов и возвраты поставщикам

СТО (кабинет)

  • Заказы с телефона: что пришло, что в пути, что заменили
  • Взаиморасчёты, ближайший платёж, УПД и акты сверки
  • Запрос по VIN менеджеру из кабинета

Экраны системы

Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.

Заказ клиента: 7 позиций от 4 поставщиков, у каждой свой статус; отказ заменён аналогом
Заказ клиента: 7 позиций от 4 поставщиков, у каждой свой статус; отказ заменён аналогом
Новый кросс: тип связи, уровень доверия и проверка бренда по словарю синонимов
Новый кросс: тип связи, уровень доверия и проверка бренда по словарю синонимов
Прайсы поставщиков: способ загрузки, свежесть, процент выдачи и нераспознанные бренды
Прайсы поставщиков: способ загрузки, свежесть, процент выдачи и нераспознанные бренды
Наценка по диапазонам закупочной цены для розницы, СТО и опта с исключениями
Наценка по диапазонам закупочной цены для розницы, СТО и опта с исключениями
Кабинет СТО с телефона: статусы позиций, готовое к выдаче, взаиморасчёты
Кабинет СТО с телефона: статусы позиций, готовое к выдаче, взаиморасчёты

Интеграции

API поставщиковонлайн-проценка у 9 поставщиков (Армтек, Росско, Шате-М, Берг, Emex, ABS и другие) по REST и SOAP в момент поиска, таймаут 5 секунд; статусы заказов и позиций опрашиваются каждые 15 минут
Прайсы файлом25 поставщиков присылают xls, xlsx и csv на почту или FTP; разбор по шаблону поставщика, нормализация артикула и бренда, загрузка в ClickHouse 1–4 раза в сутки
TecDoc и Laximoкроссы и применимость из TecDoc через российского посредника раз в месяц, подбор по VIN через Laximo API по запросу менеджера
1С:Бухгалтерия 3.0УПД для СТО и юрлиц, оплаты и взаиморасчёты, обмен раз в час через HTTP-сервис; акты сверки уходят через Диадок
SMS и Telegramклиенту приходит смена статуса по позициям: пришло, готово к выдаче, отказ с предложением замены

Как шла работа

  1. 1–2 нед.
    Обследование

    Сидели рядом с менеджерами на точке выдачи. Разобрали 200 заказов за август: где теряется время, откуда берутся возвраты и сколько отказов у каждого поставщика.

  2. 3–6 нед.
    Прайсы и бренды

    Загрузчик прайсов по шаблонам поставщиков, нормализация артикулов, словарь из 4 тысяч бренд-синонимов. Нераспознанные бренды сопоставлял старший менеджер.

  3. 7–13 нед.
    Разработка

    Поиск с кроссами, заказы по позициям, наценки, интеграции с API поставщиков и 1С. Демо раз в две недели на реальных заказах.

  4. 14–15 нед.
    Запуск

    Начали с одной точки выдачи, через две недели перевели остальные две. «Альфа-Авто» оставили для склада и бухгалтерии на переходный период.

  5. с 16 нед.
    Развитие

    Кабинет СТО, замена при отказе, процент выдачи по поставщикам. Работаем по почасовой оплате, около 40 часов в месяц.

Что пошло не так

Сначала кроссы из TecDoc показывались все подряд, с одинаковым доверием. За первый месяц набралось 11 возвратов «не подошло» по аналогам от малоизвестных брендов. Ввели три уровня доверия и запрещённые пары: низкое доверие видит только менеджер, клиенту в кабинете оно не показывается. Онлайн-проценка у Emex и двух московских поставщиков иногда отвечает дольше 5 секунд, и их предложения появляются в поиске со второго обновления. Ускорить это со своей стороны мы не смогли.

Результат

≈ −40%звонков «где мой заказ» за первые 2 месяца по оценке старшего менеджера
3,8%позиций с отказом поставщика в октябре; раньше эту долю никто не считал
3 → 1окно для подбора и проценки вместо ABCP, Laximo и сайтов поставщиков

Менеджер ищет и проценивает в одном окне, а наценка считается по сетке. Клиент и СТО видят статус каждой позиции и узнают об отказе вместе с предложением замены. Следующий этап: выгрузка остатков на Авито и Drom.

Похожая задача?

Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.

Написать в Telegram