Как было до системы

Заявки от заказчиков приходили в WhatsApp и на почту, координаторы собирали смены в Google Таблице, по листу на объект. Исполнителей обзванивали вечером, утром бригадир присылал в чат фото списка «кто вышел». Для самозанятых использовали amoCRM, купленную под продажи: карточка исполнителя была сделкой, а смена жила в примечании.

В конце недели бригадиры сдавали табели в Excel, заказчик присылал выгрузку из своей СКУД, и бухгалтер сводил их вручную два дня. Заказчик урезал акт на 4–6% часов, и спорить было не с чем. Выплаты самозанятым шли через Консоль.Про, но статус НПД проверяли выборочно: дважды деньги ушли людям, которые уже снялись с учёта.

Словарь заказчика

С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.

Заявка (потребность)
запрос заказчика на людей: объект, дата, смена, позиции и количество. Одна заявка = одна смена на одном объекте
Выход
факт работы одного исполнителя в одной смене, с отметкой прихода и часами. Из выходов собирается табель
Неукомплект
людей вышло меньше, чем в заявке. Если неукомплект выше 10%, заказчик по договору штрафует за каждого недостающего
Сверка табеля
сравнение часов бригадира с выгрузкой СКУД заказчика до подписания акта, по каждому человеку
Проверка НПД
запрос в ФНС, остаётся ли исполнитель самозанятым. Без неё выплату могут переквалифицировать в трудовые отношения со штрафом

Статусы

  1. Запланирована
  2. Подтверждена исполнителем
  3. Вышел
  4. Закрыта бригадиром
  5. Подтверждена заказчиком
  6. В реестре на выплату
  7. Оплачена

Отдельные ветки:

  • Невыход
  • Опоздание
  • Замена
  • Отметка вне геозоны
  • Нет в СКУД

Что сделали

Координатору

  • Заявки по объектам с позициями, ставками и укомплектованностью в реальном времени
  • Смены на день: кто отметился, где, во сколько и на каком расстоянии от объекта
  • Замена при невыходе: кандидаты по расстоянию от дома, истории выходов и статусу НПД
  • График выходов по объекту на неделю с нехваткой людей по дням

Бригадиру

  • Список своей смены в приложении, закрытие выходов и часов
  • Подпись табеля в приложении, без бумажного листа
  • Комментарии к спорным выходам прямо в ленте заявки

Исполнителю

  • Смены на неделю, подтверждение выхода и отклик на предложенные смены
  • Отметка прихода: селфи только с камеры, геозона объекта, серверное время
  • Начисления, удержания за СИЗ и штрафы, статус чека НПД по каждой выплате

Бухгалтерии

  • Сверка табеля бригадира со СКУД заказчика с версиями v1, v2, v3
  • Реестр выплат с проверкой статуса НПД перед отправкой
  • Контроль аннулированных чеков и лимита 2,4 млн ₽ в год по каждому самозанятому

Экраны системы

Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.

Карточка заявки-потребности: позиции, укомплектованность, условия договора и лента бригадира
Карточка заявки-потребности: позиции, укомплектованность, условия договора и лента бригадира
Замена на смену: подбор по расстоянию и статусу НПД, блокировка снятого с учёта самозанятого
Замена на смену: подбор по расстоянию и статусу НПД, блокировка снятого с учёта самозанятого
График выходов по объекту на неделю: дневные и ночные смены, невыходы, нехватка людей
График выходов по объекту на неделю: дневные и ночные смены, невыходы, нехватка людей
Сверка табеля бригадира с выгрузкой СКУД заказчика перед подписанием акта
Сверка табеля бригадира с выгрузкой СКУД заказчика перед подписанием акта
Приложение исполнителя: смены, отметка прихода с селфи в геозоне, выплаты и чеки НПД
Приложение исполнителя: смены, отметка прихода с селфи в геозоне, выплаты и чеки НПД

Интеграции

Консоль.ПроAPI: проверка статуса НПД перед включением в реестр, отправка реестра выплат, обратно статусы чеков раз в час
СКУД заказчиковзагрузка XLSX-выгрузок проходов вручную или с почтового ящика объекта, по 3 форматам у разных заказчиков
1С:Бухгалтерия 3.0выгрузка актов и счетов заказчикам после подписания табеля, через EnterpriseData раз в сутки
Telegramбот исполнителей: напоминание о смене за 12 ч и за 1 ч, предложения свободных смен, ссылка на отметку
Яндекс Картыгеокодирование адресов исполнителей и объектов, расстояние при подборе замены

Как шла работа

  1. 1–3 нед.
    Обследование

    Три дня провели на двух объектах с бригадирами, разобрали договоры с 6 заказчиками и их форматы СКУД. Описали цепочку статусов смены и правила штрафов.

  2. 4–6 нед.
    Прототип

    Экраны смен, заявки и отметки прихода. Отметку проверили на 20 исполнителях на одном складе, после чего убрали загрузку фото из галереи.

  3. 7–14 нед.
    Разработка

    Заявки, смены, график, замены, табель и сверка, интеграция с Консоль.Про. Перенос 1 846 исполнителей из amoCRM и таблиц с ручной чисткой дублей по телефону.

  4. 15–17 нед.
    Запуск

    Сначала два объекта, через две недели все 41. Таблицы оставили на чтение до конца месяца, чтобы закрыть табели по старым правилам.

Что пошло не так

Хотели забирать данные СКУД автоматически, но из 6 заказчиков API дал только один, остальные присылают XLSX на почту, у каждого свой формат. Сделали загрузчик с шаблонами под каждого, но файл всё равно кто-то должен получить и загрузить. Второе: на дешёвых Android-смартфонах геолокация в браузере иногда даёт погрешность 1–2 км, поэтому «вне геозоны» сначала ловило честных людей. Добавили ручное подтверждение бригадиром с фото у ворот.

Результат

3,3%расхождение табеля с заказчиком в сентябре против 4–6% до запуска
с 2 дней до 4 часовна недельную сверку табеля по крупному объекту
0выплат снятым с учёта самозанятым за первые 5 месяцев

Спор с заказчиком теперь идёт по конкретным строкам: у каждой есть время прихода, фото и выгрузка СКУД. Замену при невыходе подбирают по расстоянию от дома и истории выходов на объект. Невыходы остались: утром всё так же не выходят 5–8% людей, но о них узнают в 7:30, а не в 9:00.

Похожая задача?

Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.

Написать в Telegram