Как было до системы
Заявки клиентов приходили на почту и в WhatsApp, логист переносил их в общую таблицу Excel на Яндекс.Диске, потом вручную публиковал груз на ATI.SU. Ставку перевозчика и его налоговый режим записывали в одну ячейку комментария. Счета и УПД бухгалтер делал в 1С:Бухгалтерии 3.0 по той же таблице, сверяя суммы глазами.
Маржу считали как разницу ставок, поэтому рейсы с перевозчиком на УСН выглядели на 20% выгоднее, чем были на деле. Отсрочку клиента в договорах считали от получения оригиналов, а где оригиналы, знал только логист, который вёл рейс. Базу «своих» перевозчиков каждый держал в телефоне, и при увольнении логиста она уходила вместе с ним.
Словарь заказчика
С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.
- Ставка клиента и ставка перевозчика
- сколько платит заказчик и сколько получает перевозчик за тот же рейс; маржа считается между ними с поправкой на НДС
- Оригиналы
- бумажные ТрН и акты с подписями, которые водитель везёт или отправляет почтой; от даты их получения клиентом идёт отсрочка платежа
- Срыв
- перевозчик не подал машину в согласованное окно, рейс снова уходит в поиск
- Двойной фрахт
- посредник берёт груз на бирже и перепродаёт его дешевле другому перевозчику; при проблемах концов не найти
- Догруз
- дополнительные паллеты в ту же машину с другой точки погрузки, ставку клиенту меняют, перевозчику обычно нет
Статусы
- Новая
- Поиск машины
- Машина назначена
- На погрузке
- В пути
- На выгрузке
- Выгружен
- Оригиналы получены
- Счёт выставлен
- Оплачено клиентом
- Оплачено перевозчику
- Закрыт
Отдельные ветки:
- Срыв
- Простой на выгрузке
- Ждём оригиналы
- Претензия
Что сделали
Логисту
- Доска заявок и рейсов от «Новой» до выгрузки, перетаскивание меняет статус и пишет историю
- Публикация груза на ATI.SU из карточки и отклики перевозчиков прямо в заявке
- Назначение перевозчика с проверкой ИНН, рейтинга ATI и совпадения собственника ТС по СТС
- Карточка рейса: точки с окнами погрузки и выгрузки, водитель, тягач и прицеп, договор-заявка в PDF
Старшему логисту
- Согласование перевозчиков со ставкой ниже 80% рынка или рейтингом ниже 3,5
- Уведомления в Telegram: срыв, нет трека больше 3 часов, простой на выгрузке
- Маржа по логистам за месяц, считается без НДС с учётом режима перевозчика
Бухгалтерии
- Реестр оригиналов ТрН и актов: способ отправки, трек-номер, дата получения клиентом
- Дебиторка по сроку с разделением «оригиналы получены» и «ждём оригиналы»
- Счета, УПД и акты уходят в 1С:Бухгалтерию 3.0, оплаты возвращаются в рейс
- Очередь оплат перевозчикам по условиям: по сканам, по оригиналам, через N банковских дней
Экраны системы
Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.
Интеграции
| ATI.SU API | публикация груза по кнопке, опрос откликов раз в 2 минуты, рейтинг и «Претензии» перевозчика при назначении |
|---|---|
| Контур.Фокус | запрос по ИНН перевозчика при назначении: статус в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, дата регистрации, массовый адрес |
| Контур.Логистика | отправка ЭТрН из карточки рейса, статусы подписания титулов приходят вебхуком |
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | счета, УПД и акты в формате EnterpriseData раз в час, обратно статус оплаты по выписке |
| Wialon | координаты раз в 10 минут, только для постоянных перевозчиков, которые открыли доступ к своему аккаунту |
Как шла работа
- 1–2 нед.Обследование
Прошли с логистами 30 рейсов за прошлый месяц: тент, реф, догрузы, два срыва. Выписали, кто и когда платит, от какой даты считается отсрочка и где теряются оригиналы.
- 3–4 нед.Прототип
Экраны доски, карточки рейса и назначения перевозчика. После показа логистам добавили поле «НДС перевозчика» и вынесли окна погрузки в отдельные точки.
- 5–12 нед.Разработка
Рейсы, ATI.SU, проверки, ЭТрН, обмен с 1С. Перевозчиков из телефонов логистов собрали в общий справочник: 1 207 карточек после чистки дублей по ИНН.
- 13–14 нед.Запуск
Две недели новые заявки шли только через систему, старые рейсы доводили в таблице. Бухгалтерия перешла на реестр оригиналов с начала следующего месяца.
Что пошло не так
Сначала опрашивали отклики на ATI.SU каждые 30 секунд и за неделю упёрлись в лимит запросов тарифа: в часы пик публикация вставала. Перешли на опрос раз в 2 минуты и пакетную публикацию. Часть перевозчиков логисты по-прежнему находят звонками, такие отклики вносят руками. Трекинг тоже получился неполным: Wialon подключили только у тех, кто дал доступ, остальных отслеживают звонком водителю.
Результат
Руководитель видит маржу без НДС по каждому рейсу и логисту, без пересчёта в конце месяца. Оригиналы перестали быть личным делом логиста: бухгалтерия видит, какие документы едут почтой, а какие лежат у водителя. Сейчас делаем кабинет клиента, где он сам смотрит статус рейса и скачивает сканы.
Похожая задача?
Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.
Написать в Telegram