Как было до системы

Учёт вели в 1С:УТ 11.4, но менеджеры в неё почти не заходили: отвечали клиентам по наличию из выгрузки остатков в Excel, которую обновляли раз в день. Резервы в УТ ставил бухгалтер, когда заводил заказ, иногда через полдня. Пока заказ ждал, тот же товар успевали пообещать другому клиенту.

Кладовщики собирали по распечатанному счёту, а единицы измерения путались: клиент заказывал 10 коробок муфт, на складе отбирали 10 штук. Лимиты дебиторки были прописаны в договорах, но стоп-отгрузку никто не ставил: менеджер договаривался с клиентом «под честное слово», финансист узнавал о просрочке на акте сверки в конце квартала.

Словарь заказчика

С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.

Вариант обеспечения
откуда закрывается строка заказа в УТ 11: со склада, к обеспечению под будущую поставку или обособленно под конкретного клиента
Свободный остаток
остаток на складе минус резервы под другие заказы; именно его менеджер называет клиенту
Стоп-отгрузка
запрет отгрузки клиенту с просрочкой больше 14 дней или превышением лимита; снять разово может только финансовый директор
Пересорт
в ячейке лежит другой артикул или другая характеристика, например радиатор на 12 секций вместо 10

Статусы

  1. Не согласован
  2. К выполнению
  3. К отбору
  4. В работе
  5. Отобран
  6. Отгружен
  7. УПД подписан
  8. Закрыт

Отдельные ветки:

  • К обеспечению
  • Расхождение
  • Стоп-отгрузка
  • Разрешено разово

Что сделали

Менеджеру

  • Заказ с ценами по виду цен клиента и свободным остатком по каждой строке
  • Единицы измерения с коэффициентами и проверка кратности упаковки при вводе
  • Разделение отгрузки: часть со склада сейчас, часть к обеспечению под поставку
  • Лимит, текущий долг и просрочка клиента прямо в заказе

Складу

  • Задание на отбор по ячейкам в порядке обхода склада
  • Веб-приложение на ТСД Urovo DT50: скан ячейки и упаковки, счётчик в штуках и упаковках
  • Фиксация недостачи и пересорта с фото, менеджер заказа получает уведомление

Финансам

  • Дебиторка по дням просрочки, правило стоп-отгрузки и журнал разовых разрешений
  • Статус актов сверки и УПД в Диадоке по каждому клиенту
  • Оплаты из 1С:Бухгалтерии 3.0 закрывают долг в течение часа после выписки

Экраны системы

Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.

Карточка заказа: резерв и свободный остаток по строкам, лимит и долг клиента, история с обменом 1С
Карточка заказа: резерв и свободный остаток по строкам, лимит и долг клиента, история с обменом 1С
Добавление товара: единица измерения с коэффициентом и проверка кратности упаковки
Добавление товара: единица измерения с коэффициентом и проверка кратности упаковки
Экраны ТСД кладовщика: лист подбора по ячейкам, скан упаковок и фиксация пересорта
Экраны ТСД кладовщика: лист подбора по ячейкам, скан упаковок и фиксация пересорта
Дебиторка: просрочка по дням, стоп-отгрузка и акты сверки за квартал; клиенты размыты
Дебиторка: просрочка по дням, стоп-отгрузка и акты сверки за квартал; клиенты размыты
Обмен с 1С:УТ 11.5: схема, журнал за день и разбор ошибки записи заказа
Обмен с 1С:УТ 11.5: схема, журнал за день и разбор ошибки записи заказа

Интеграции

1С:УТ 11.5HTTP-сервис в расширении «СД_Обмен» без правки типовой: заказы в УТ каждые 5 минут, остатки и резервы после каждой записи, цены и справочники ночью
1С:Бухгалтерия 3.0оплаты попадают через типовой обмен с УТ, к нам приходят вместе с остатками долга
Диадокстатусы подписания УПД и актов сверки клиентом, раз в 30 минут через API
ТСД Urovo DT50веб-приложение по Wi-Fi склада, сканы копятся офлайн до 15 минут и досылаются при появлении сети

Как шла работа

  1. 1–3 нед.
    Обследование

    Неделю провели на складе в Химках и с менеджерами. Разобрали 50 заказов с ошибками за квартал: в 19 из них проблема была в единицах измерения.

  2. 4–7 нед.
    Обновление УТ и расширение

    Обновили УТ с 11.4 до 11.5, перенесли две старые доработки из типовой конфигурации в расширение. Без этого обмен пришлось бы переписывать после каждого обновления.

  3. 8–17 нед.
    Разработка

    Заказы, резервы, лимиты, отбор на ТСД, обмен с УТ. Демо каждые две недели менеджерам и старшему кладовщику.

  4. 18–22 нед.
    Запуск по складам

    Сначала склад Химки и 6 менеджеров, через месяц Подольск и остальные. Стоп-отгрузку включили последней, после сверки лимитов по всем договорам.

Что пошло не так

Первая версия держала свободный остаток у себя и пересчитывала его по нашим заказам. Через две недели выяснилось, что часть резервов бухгалтерия по-прежнему ставит прямо в УТ, и цифры разошлись. Переделали: остатки и резервы теперь всегда берём из УТ после каждой записи заказа, это добавило 2–3 секунды на сохранение. Возвраты (ВПД) тоже пока оформляют в 1С вручную, к нам приходит только итог.

Результат

−35%ошибок в отгрузках за первые 3 месяца по журналу претензий, в основном за счёт единиц измерения
3 минна ответ клиенту по наличию и цене вместо звонка на склад
7клиентов на стоп-отгрузке в среднем, разовые разрешения теперь видны в журнале

Менеджеры перестали заводить заказы в 1С через бухгалтера, а склад собирает по заданию с ячейками, а не по распечатке счёта. Финансист видит просрочку по дням и то, кто разрешил отгрузку должнику. Следующий шаг: B2B-кабинет для постоянных клиентов с их видом цен и остатками.

Похожая задача?

Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.

Написать в Telegram