Как было до системы
Задачи вели в Яндекс Трекере, часы в нём же, но половина команды списывала время в пятницу по памяти. Финансовый директор раз в месяц выгружал часы в Google Sheets, сводил с актами из 1С:Бухгалтерии 3.0 и считал маржу по проектам. Себестоимость часа брали одну на всех, хотя сеньор SEO обходится агентству в 2,5 раза дороже джуна. Продажи и КП жили в amoCRM, отдельно от всего остального.
Рекламные бюджеты клиентов проходили через агентство и попадали в общую выручку, поэтому рентабельность выглядела то смешной, то подозрительно хорошей. Аккаунты соглашались на «мелкие правки» сверх ретейнера, и эти часы никто не выставлял: перерасход всплывал в квартальном отчёте. С сентября 2022 года добавилась маркировка: ERID получали в кабинете ВК ОРД руками, а креативы и токены сводили в отдельной таблице.
Словарь заказчика
С этих слов начинали обследование: без них не получится спроектировать ни статусы, ни отчёты.
- Ретейнер
- ежемесячный договор на фиксированное число часов. Часы сверх лимита выставляются только через подписанный CR
- CR
- change request: согласованные с клиентом доп. работы с оценкой в часах, основа для допника или строки в акте
- Утилизация
- доля биллинговых часов в норме сотрудника за месяц
- Транзит
- рекламный бюджет клиента, который проходит через агентство на пополнение кабинетов. Это не выручка агентства
- ERID
- токен маркировки рекламы из ОРД, без него креатив нельзя запускать
Статусы
- Пресейл
- Бриф
- КП
- Договор
- В работе
- На паузе
- Закрыт
Отдельные ветки:
- Перерасход найден
- CR у клиента
- Допник подписан
- Списано за свой счёт
- Акт у клиента
Что сделали
Аккаунту и PM
- Реестр проектов: часы против ретейнера, сверх плана, маржа услуг и транзит отдельными колонками
- Карточка проекта с P&L по себестоимости часов команды и лентой событий из Трекера, ОРД и 1С
- Доска доп. работ: от найденного перерасхода до CR, допника и акта
- Отчёт по часам для клиента с детализацией по задачам
Сотруднику
- Таймшит недели: часы из Яндекс Трекера подтягиваются, остаётся проверить тип часов
- Закрытая задача из прошлого акта не принимает новые часы
- Напоминание в Telegram, если к пятнице 18:00 внесено меньше 80% нормы
Финансовому директору
- Утилизация по отделам и сотрудникам, себестоимость часа по грейдам
- Акты за месяц из учтённых часов и подписанных CR, выгрузка в 1С:Бухгалтерию
- Креативы и ERID по клиентам, статистика и акты для ОРД
Экраны системы
Скриншоты из рабочей системы. Названия компаний, ИНН и домен заказчика скрыты по NDA.
Интеграции
| Яндекс Трекер | API: задачи и списанное время раз в 15 минут, номер задачи — ключ для таймшита |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | выгрузка актов и счетов через EnterpriseData раз в час, обратно статусы оплаты |
| amoCRM | вебхук «сделка выиграна» создаёт проект с клиентом, форматом договора и аккаунтом |
| ВК ОРД и Яндекс ОРД | API: регистрация креативов и получение ERID, ежемесячная передача статистики и актов |
| Яндекс Директ и VK Реклама | API: расходы по кампаниям раз в сутки для транзита и отчётов в ОРД |
Как шла работа
- 1–2 нед.Обследование
Разобрали P&L шести проектов за прошлый квартал вместе с финдиректором. Нашли, где часы сверх ретейнера терялись между Трекером и актом.
- 3–5 нед.Прототип
Экраны реестра проектов, карточки и таймшита. Аккаунты попросили отдельную доску для доп. работ, чтобы видеть CR на согласовании.
- 6–12 нед.Разработка
Проекты, таймшиты, грейды и себестоимость, CR, акты, обмен с Трекером, amoCRM и 1С. Перенесли 38 проектов и историю часов с января.
- 13–17 нед.Маркировка
Креативы, ERID и ежемесячная отчётность в ВК ОРД и Яндекс ОРД. Первые два месяца сверяли отчёты с кабинетом ОРД вручную.
Что пошло не так
Сначала часы из Трекера переносились полностью автоматически. Выяснилось, что треть записей сделана в задачах без проекта или в старых закрытых задачах, и маржа по нескольким клиентам поплыла. Ввели обязательную проверку недели сотрудником и запрет на списание часов в задачи из закрытого акта. Статистику Директа для ОРД пришлось оставить на ручной запуск: API отдаёт её с задержкой до двух суток, и автоматический отчёт уходил неполным.
Результат
Маржу проекта теперь видно в течение месяца, а не по итогам квартала, и она считается без рекламного транзита. Часы сверх ретейнера доходят до клиента через CR, а то, что агентство решило не выставлять, видно отдельной колонкой. Дальше заказчик хочет ресурсный план на месяц вперёд, чтобы продавать ретейнеры под свободных людей.
Похожая задача?
Опишите в Telegram, как сейчас идут заявки и учёт. Скажем, хватит ли доработки вашей текущей системы или нужна своя. Первая консультация бесплатная.
Написать в Telegram