Своя система учёта вместо Excel и чатов: из чего она состоит

У дистрибьютора стройматериалов, с которым мы работали прошлой весной, заявки приходили по пяти каналам: почта, два номера WhatsApp, Telegram и звонки на общий номер. Всё это попадало в Excel-файл на 14 вкладок, который вели три менеджера. В понедельник утром файл существовал в четырёх версиях, и диспетчер выбирал ту, где больше строк.

Когда компания решает сделать свою систему учёта, первый вопрос обычно звучит так: «а что в ней будет?». Ниже раскладываем систему на части: сущности, статусы, роли, отчёты. И отдельно говорим, что из учёта сознательно оставить в 1С.

Сущности: что система хранит

Сущностью мы называем объект, у которого есть номер, история и ответственный. В Excel их смешивают на одном листе, поэтому таблица и разваливается. В системе каждая лежит отдельно и связана с остальными.

• Клиент. Компания с ИНН, контактами, договором, условиями оплаты и отсрочкой. Одна карточка на всех менеджеров, без дублей «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО».
• Заявка. То, что пришло из канала: кто, что просит, к какому сроку. Получает номер в момент поступления, даже если пришла в 23:10 в Telegram.
• Заказ. Подтверждённая заявка со спецификацией, ценами и датой отгрузки. Одна заявка может породить два заказа, если клиент забирает часть сейчас и часть через месяц.
• Отгрузка. Что, с какого склада и на какой машине уехало. К ней привязываются УПД и ТТН.
• Оплата. Счёт, сумма, дата поступления, остаток долга.
• Задача. Перезвонить, согласовать, получить оригиналы документов. С исполнителем и сроком.

В другой отрасли набор будет иным. В сервисной компании появятся выезд и акт выполненных работ, в аренде техники единица техники и договор аренды. Принцип тот же: сначала выписываем объекты, потом связи между ними.

Статусы: где сейчас каждая вещь

Статус отвечает на вопрос «где сейчас эта заявка» без звонка коллеге. Для заказа в опте рабочий набор такой:

1. Новый
2. Счёт выставлен
3. Оплачен или согласована отсрочка
4. Собран на складе
5. Отгружен
6. Документы подписаны

Каждый переход фиксируется с датой и автором. Часть переходов система делает сама: пришла оплата из 1С, статус сменился на «Оплачен». Часть ставит человек: кладовщик нажал «Собран» на терминале сбора данных или в телефоне.

Два правила мы держим всегда. Статусов не больше 8–10 на одну сущность, иначе их перестают различать. И у каждого статуса есть ответственная роль: если заказ висит в «Собран» больше суток, понятно, кому писать.

Роли: кто что видит и меняет

Роль	Что делает в системе	Чего не видит или не может
Менеджер	Принимает заявки, ведёт своих клиентов, выставляет счета	Чужие клиенты без передачи, себестоимость
Диспетчер	Распределяет заявки, планирует отгрузки и машины	Не меняет цены
Кладовщик	Отмечает сборку и отгрузку, видит задания на день	Цены и суммы
Бухгалтер	Сверяет оплаты, контролирует возврат документов	Не меняет состав заказа
РОП	Видит все заказы отдела, переназначает клиентов	Не удаляет отгруженные заказы
Собственник	Видит всё, плюс маржу и дебиторку	Ограничений нет

Права задаются ролью. Новому менеджеру назначают роль, и он сразу видит нужное, без отдельной раздачи доступов к файлам и папкам.

Отчёты: что собственник видит утром

Отчёты строятся из тех же данных, по которым люди работают днём, поэтому их не нужно собирать вечером. Для старта обычно хватает пяти:

• заказы по статусам на сегодня и сколько из них просрочено;
• отгрузки за неделю по менеджерам и клиентам;
• дебиторка с разбивкой по срокам: до 7 дней, 7–30, больше 30;
• заявки по каналам и доля, дошедшая до оплаты;
• маржа по заказу, если себестоимость приходит из 1С.

Остальные отчёты добавляем, когда первые начинают открывать. Если отчёт никто не смотрит месяц, убираем его.

Что остаётся в 1С

Своя система учёта бухгалтерию не заменяет. В 1С:Бухгалтерии 3.0 или 1С:КА остаются:

• бухгалтерский и налоговый учёт, отчётность в ФНС и фонды;
• формирование УПД и счетов-фактур, если главбух хочет делать их в 1С;
• банковские выписки и разноска оплат;
• зарплата и кадры;
• себестоимость и закрытие месяца.

Между системами настраивается обмен: заказ уходит в 1С как документ, оплата и номер УПД возвращаются обратно. Главбух работает в привычной программе, менеджер видит статус оплаты и не спрашивает бухгалтерию в чате. ЭДО через Диадок или СБИС тоже остаётся на стороне 1С.

Отдельный вопрос со складом. Если остатки уже ведутся в 1С:УТ 11 и кладовщиков это устраивает, берём их оттуда. Если склад живёт в Excel, его логично перенести в новую систему вместе с заказами.

Как запускаем первую версию

Всё сразу мы не делаем. Первая версия включает одну сущность целиком, обычно заказ, плюс клиентов, 5–6 статусов, роли и 2–3 отчёта. Запускаем на одном отделе на 2–3 недели и смотрим, где люди обходят систему. Обходы показывают, что спроектировано неудобно, и это правится до подключения остальных отделов.

Перед запуском переносим справочники: клиентов из 1С, открытые заказы из Excel. Закрытые заказы за прошлые годы обычно не переносим, для истории хватает выгрузки. На перенос и чистку дублей уходит 3–5 рабочих дней, и чаще всего это делает менеджер вместе с нами, потому что только он знает, что за «Ромашкой» и «ООО Ромашка-Юг» стоит один и тот же клиент.

Excel на это время не отключаем. Сотрудники перестают его открывать сами, когда видят, что в системе уже всё есть.

Если хотите понять, какие сущности нужны именно вам, можно написать нам в Telegram @automationdev24: опишите процесс, и мы скажем, хватит ли доработки текущей системы или нужна своя.