Своя CRM или Bitrix24: считаем деньги и сроки на три года вперёд

На прошлой неделе нам прислали расчёт: оптовая компания, 18 менеджеров, Битрикс24 работает третий год. За это время на него ушло около 1,1 млн ₽: подписка, два интегратора, приложение для обмена с 1С:УТ 11 и переделка печатных форм. Отгрузки менеджеры при этом ведут в отдельной Google-таблице. Собственник спрашивает простую вещь: продолжать платить или делать своё.

Ответ на такой вопрос почти всегда сводится к арифметике. Ниже показываем, как мы считаем деньги и сроки на первой встрече и в каких случаях готовая платформа выигрывает без вариантов.

Из чего складываются расходы на Битрикс24

Подписка видна сразу, остальное всплывает позже. В расчёт на три года мы включаем пять строк:

• Тариф. Берём актуальный прайс вендора под ваше число пользователей и умножаем на 36 месяцев. Учитываем, что команда вырастет и тариф придётся поднять.
• Внедрение. Настройка воронок, полей, прав, обучение. Обычно это разовый проект у партнёра Битрикс24.
• Доработки. Приложения из Маркета, бизнес-процессы, нестандартные печатные формы счёта и акта, обмен с 1С. Каждая новая задача оплачивается отдельно.
• Сопровождение. После обновлений что-то перестаёт работать, и кто-то должен это чинить: штатный администратор или почасовой подрядчик.
• Ручная работа вокруг системы. Самая недооценённая строка. Если операционист тратит 2 часа в день на перенос данных из таблицы в CRM и из CRM в 1С, это около 40 часов в месяц, то есть четверть ставки.

Из чего складывается своя CRM

• Первая версия. Один основной процесс, роли, статусы, 3–5 отчётов, обмен с 1С. По срокам обычно 6–10 недель.
• Развитие. После запуска появляются новые этапы, отчёты, мобильное рабочее место. Это небольшие итерации по 1–2 недели.
• Сервер и поддержка. Хостинг в российском дата-центре, резервные копии, мониторинг. Ежемесячный платёж, который не зависит от числа пользователей.

Лицензий на пользователя нет. Если завтра в систему нужно добавить 15 водителей или кладовщиков, бюджет от этого не меняется.

Пример расчёта на три года

Цифры условные, для компании на 20 пользователей с обменом с 1С и учётом отгрузок. Подставьте свои: смысл таблицы в структуре расходов, сами суммы у каждого свои.

Статья	Битрикс24 с доработками	Своя CRM
Запуск	150 000–300 000 ₽ за внедрение, 2–4 недели	600 000–1 200 000 ₽ за первую версию, 6–10 недель
Ежемесячный платёж	по тарифу вендора, растёт с числом пользователей	5 000–15 000 ₽ за сервер и резервные копии
Доработки за год	200 000–500 000 ₽ на приложения, бизнес-процессы, обмен с 1С	200 000–400 000 ₽ на развитие
Ручная работа вокруг системы	часто 1–3 часа в день у операциониста	близко к нулю, если процесс описан целиком
Изменение процесса	зависит от того, что позволяет конструктор	правка в коде, 1–5 рабочих дней
Главный риск	упереться в ограничения платформы	зависимость от подрядчика без документации и доступа к коду

На старте Битрикс24 дешевле в разы и быстрее на месяц-два. Своя система начинает выигрывать на второй-третий год, и только при одном условии: если в готовой платформе вы постоянно платите за обходные пути.

Когда Битрикс24 выгоднее

• Продажи идут по короткой схеме: заявка, звонок, КП, счёт, оплата.
• Отгрузки, склад и документы целиком живут в 1С, а CRM нужна только отделу продаж.
• Задачи, телефония, открытые линии и корпоративный чат нужны сразу, уже через неделю.
• Денег на разработку сейчас нет, а проблема с потерянными заявками горит.

В этих случаях мы сами советуем Битрикс24 или amoCRM. Писать своё ради воронки из пяти этапов нет смысла.

Когда своя CRM окупается

• У заказа после оплаты ещё 4–6 этапов: производство, комплектация, доставка, монтаж, акт.
• В одном заказе работают 3–5 ролей: менеджер, снабженец, кладовщик, водитель, бухгалтер.
• Каждый квартал вы оплачиваете новое приложение или переделку бизнес-процесса, и через месяц его снова надо чинить.
• Отчёт для собственника по марже и дебиторке собирают вручную из трёх выгрузок.
• Пользователей много, а в системе они проводят по 10 минут в день: водители, монтажники, кладовщики. Платить за каждого лицензию невыгодно.

Сроки: что на самом деле быстрее

Битрикс24 запускается за 2–4 недели, если процесс укладывается в стандартную сделку. Как только начинаются доработки, сроки зависят от возможностей платформы. Изменение, которое в своей системе делается за 2 дня, в чужой часто требует обходного бизнес-процесса, приложения и проверки после каждого обновления.

Своя CRM стартует дольше. Первые 2 недели уходят на описание процесса: какие статусы, кто их меняет, какие документы появляются на каждом шаге. Ещё 4–8 недель занимают разработка и пробный запуск на одном отделе. Дальше изменения идут предсказуемо, по одному списку задач.

Про риски

У своей системы есть риск, о котором говорят реже: зависимость от разработчика. Его закрывают договором. Код и база лежат на вашем сервере, доступы у вас, документация по сущностям и обмену с 1С обновляется вместе с релизами. Тогда другая команда сможет подхватить проект за 2–3 недели.

У Битрикс24 свой риск: вендор меняет тарифы и интерфейс, и вы на это не влияете. Для отдела продаж это терпимо. Для учёта заказов, от которого зависит вся отгрузка, уже ощутимо.

Как посчитать для своей компании

1. Сложите все платежи за Битрикс24 за последний год: подписку, интеграторов, приложения.
2. Спросите операциониста и РОПа, сколько времени в день уходит на перенос данных между CRM, таблицей и 1С. Умножьте на часовую ставку.
3. Выпишите доработки, которые хотели, но отложили, потому что платформа не позволяет или это слишком дорого.
4. Сравните сумму с оценкой первой версии своей системы и её поддержки на три года.

Если разница в пользу текущей системы, оставляйте её и доводите настройку. Если в пользу своей, начинайте с одного процесса, обычно с того, где больше всего ручного переноса.

Если хотите сверить расчёт со своими цифрами, можно написать нам в Telegram @automationdev24: опишите процесс, и мы скажем, хватит ли доработки текущей системы или нужна своя.