Ежедневный отчёт для собственника: 7 цифр вместо сводки в Excel

В пятницу в 18:30 РОП торговой компании открывает три файла: выгрузку из amoCRM, реестр оплат из 1С:Бухгалтерии 3.0 и таблицу отгрузок от кладовщика. Через 40 минут собственник получает в Telegram сводку на полстраницы. В понедельник выясняется, что две оплаты пришли после выгрузки и цифры уже не сходятся.

Такая сводка стоит компании примерно 3 часа рабочего времени в неделю и всё равно отстаёт от реальности. Ниже о том, какие цифры собственнику действительно нужны каждый день и как сделать, чтобы они открывались одной кнопкой.

Какие цифры нужны каждый день

За годы проектов мы видели десятки дашбордов на 30–40 графиков. Собственник открывает их первую неделю, потом перестаёт. Каждый день он смотрит 5–7 цифр, и почти всегда это одни и те же:

Цифра	Откуда берётся	Кто отвечает за точность
Новые заявки за день и по каналам	CRM, формы сайта, телефония	Менеджеры, РОП
Сделки в работе по этапам	Статусы в CRM	Менеджеры
Просрочки: обещали и не сделали	Плановые даты в карточках	РОП, диспетчер
Загрузка сотрудников	Задачи и сделки на человека	Руководители отделов
Обещания клиентам на 3 дня вперёд	Даты отгрузок, выездов, сдачи работ	Диспетчер, кладовщик
Оплаты и выставленные счета	1С:Бухгалтерия 3.0 или банк	Главбух
Повторные обращения и отказы	CRM, причины закрытия	РОП

Если у вас производство или склад, к этому списку добавляются остатки по ключевым позициям и заказы, которые ждут комплектации. Больше обычно не нужно. Детальные отчёты для РОПа и главбуха живут отдельно и открываются по ссылке.

Почему отчёт из Excel мешает

У ручной сводки четыре проблемы, и все они неизбежны.

• Она устаревает к моменту отправки. Пока РОП собирал данные, пришли новые заявки и оплаты.
• Её можно подправить. Даже без злого умысла менеджер переносит сделку на следующий этап, чтобы неделя выглядела лучше.
• В ней нет истории. Видно, что заказ просрочен, но не видно, кто и когда сдвинул дату.
• Она держится на одном человеке. РОП в отпуске, и собственник неделю живёт без цифр.

Хороший отчёт открывают, его не собирают.

Экран «картина дня»

Когда мы делаем первую версию системы учёта, почти всегда закладываем один экран, который собственник открывает утром с телефона. На нём те самые 5–7 цифр, у каждой есть ссылка на список: нажали на «просрочки, 4», увидели четыре заказа с ответственными и датами.

Это не BI-система на год вперёд. Такой экран делается за 1–2 недели внутри MVP и сразу снимает ежедневные вопросы в чатах. Аналитику с графиками за квартал можно добавить потом, когда станет понятно, какие вопросы собственник задаёт регулярно.

Как это выглядит утром

Возьмём сервисную компанию на 35 человек: диспетчер, 12 выездных мастеров, склад запчастей, главбух на аутсорсе. В 8:40 собственник открывает экран с телефона и видит: 18 новых заявок за вчера, из них 11 с сайта и 7 по телефону; 4 выезда просрочены; у одного мастера 9 заказов на сегодня, у другого 2; оплачено 6 счетов на 412 000 ₽, ещё 3 счёта висят дольше 10 дней.

Дальше он не пишет в общий чат «что у нас с просрочками». Он нажимает на цифру 4, видит фамилии ответственных и причины переноса, а диспетчеру уходит одно точечное сообщение по одному заказу. Утренняя планёрка в таких компаниях обычно сокращается вдвое, а то и сильнее: обсуждают только отклонения, а цифры уже все видели.

Вечером тот же экран показывает, что запланировано на завтра: сколько выездов, хватает ли запчастей по заказам, какие счета клиентам нужно выставить. Диспетчер закрывает день по нему же, без отдельной таблицы.

Что нужно, чтобы цифрам можно было доверять

Экран показывает ровно то, что внесли люди. Поэтому основная работа идёт до дашборда, на уровне процесса.

1. Статус меняют в момент действия. Кладовщик отметил отгрузку при выдаче товара, а не вечером по памяти. Помогает, когда отметка делается в один клик с телефона или сканером.
2. Обязательные поля на ключевых шагах. Нельзя перевести сделку в «Счёт выставлен» без суммы и даты оплаты. Нельзя закрыть заявку отказом без причины.
3. Плановые даты у каждого обещания. Если в карточке нет даты отгрузки, просрочку посчитать невозможно.
4. Оплаты подтягиваются автоматически. Обмен с 1С:Бухгалтерией 3.0 или выписка из банка раз в 15–30 минут. Ручной ввод оплат менеджером даёт расхождения в первую же неделю.
5. Один справочник клиентов. Если в CRM «ООО Ромашка», а в 1С «Ромашка ООО (Казань)», оплаты не привяжутся к сделке.

Как перейти без большого проекта

Начните с простого упражнения: попросите РОПа и главбуха записать, какие вопросы собственник задавал им за последние две недели. Получится список из 10–15 пунктов, из которых 5–7 повторяются. Это и есть содержание экрана.

Дальше проверьте, где каждая цифра живёт сейчас. Если данные уже есть в amoCRM, Битрикс24 или МойСклад, часто достаточно настроить отчёты и обмен с 1С. Если половина цифр берётся из чатов и личных таблиц, сначала придётся перенести процесс в систему, и только потом строить экран.

По нашему опыту, после запуска такого экрана еженедельная сводка в чате отменяется в течение месяца, а у РОПа освобождается вечер пятницы.

Если хотите примерить это на свой процесс, можно написать в Telegram @automationdev24: опишите, как всё устроено сейчас, и мы скажем, хватит ли доработки текущей системы или нужна своя.